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Como fazer o controle financeiro simples e eficiente da sua empresa

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Conhecer a empresa, planejar e controlar as receitas e despesas são a chave para a sua empresa ir mais longe e ter sucesso. Se produzir e vender é essencial para qualquer negócio, cuidar do dinheiro é prioridade zero. Podemos dizer que sejam as duas faces da mesma moeda ou unir o útil ao agradável. Fazer o controle e a gestão das receitas, despesas e lucro é importante e fundamental para qualquer empresa, independente do seu porte e ramo de atuação. E para ajudar você nessa missão separamos algumas orientações simples e práticas. Confira a seguir:

Organize as despesas em um plano de contas

A primeira ação que você deve executar é separar e lançar cada despesa em um plano de contas detalhado. Dessa forma é possível organizar o fluxo de saída de dinheiro necessário para cada um dos compromissos mensais. Em seguida classifique todas as despesas em fixas e variáveis. Assim fica mais fácil a visualizar onde há a necessidade de fazer alguma economia para reduzir custos, se necessário.

Faça o controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o espelho das contas diárias de um negócio e em algum momento ele pode ficar no vermelho. Mas nem sempre isso significa a empresa está mal das pernas. Pode ser apenas reflexo do desalinhamento entre os prazos de recebimentos e pagamentos.

Para evitar esse desencaixe o gestor deve organizar e conciliar todos os recebimentos e pagamentos mensais. Somente quem faz esse monitoramento efetivo sabe de fato qual é a necessidade de capital de giro mês a mês para ficar no azul

Defina os indicadores financeiros

Uma das maneiras de acompanhar a evolução e desenvolvimento do negócio é por meio dos indicadores de desempenho. Normalmente os indicadores são divididos em duas categorias: estratégicos e operacionais.

Os indicadores estratégicos servem para acompanhar as atividades macros como total de vendas, giro de estoque, nível de endividamento e rotatividade da empresa e são analisados mensalmente para medir a saúde financeira da empresa. Os indicadores operacionais servem para acompanhar as atividades como vendas e taxa de conversão. Por isso devem ser checados e consolidados diariamente.

É fundamental o cruzamentos desses dados. Por exemplo: se o indicador operacional apontar que o fluxo de caixa ficou negativo em uma determinada semana, o gestor pode identificar no estratégico o quanto esse desempenho está afetando a gestão e a saúde financeira da empresa e desenvolver um plano de ação direcionada para se antecipar a possíveis problemas.

Separe o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal

Por mais que a vida do gestor gire em torno do negócio, o melhor a fazer é tratar o dinheiro da empresa separado do dinheiro do dono. E o primeiro passo é definir um pró-labore para os sócios. Dessa forma evita-se as retiradas aleatórias do caixa usando aquela velha crença de que “o negócio é meu e eu faço como quero”.

Da mesma forma é importante separar as contas pessoais das contas da empresa. É comum o gestor pagar uma conta da sua casa com o dinheiro do negócio, e da mesma forma, utilizar o dinheiro da esposa para para uma conta da empresa. Esse é um erro que deve-se evitar para não virar um hábito ruim. É claro que existem as exceções ou emergências onde se faz necessário utilizar o dinheiro da empresa. Mesmo assim a sugestão é fazer isso como um empréstimo de terceiro, ou seja, faça o registro, defina um prazo de pagamento e se organize para pagar a dívida com a empresa.

Faça o planejamento dos empréstimos

Algumas vezes se faz necessário recorrer a empréstimos bancários de ultima hora para cobrir um desencaixe de recebimentos e pagamentos. Como os empréstimos de terceiros tem altas taxas de juros, a melhor estratégia é fazer um planejamento financeiro utilizando o plano de contas, os indicadores financeiros e o fluxo de caixa. Apresente essas informações ao gerente do banco antes de se endividar. Dessa forma ele poderá indicar para você qual o melhor tipo de financiamento par ao seu caso específico. Lembrando que o ideal é você prever a necessidade de empréstimos sem comprometer o desempenho e a saúde financeira da empresa.

Bom, esses são apenas os primeiros passos para você começar a organização financeira da sua empresa. Com todas essas informações em mãos é possível planejar e fazer com mais efetividade a gestão das finanças do negócio. E lembre-se que nunca é tarde para começar. O importante é iniciar e ir arrumando a casa gradativamente. Como diz o velho ditado: começe do começo e faça o básico muito bem feito. De nada adianta começar fazendo o complexo e desistir no meio do caminho. Feito é melhor que perfeito. O importante é ter o controle e a gestão efetiva das finanças da sua empresa.

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